Wie Messebesuche zur perfekten Unterstützung des Vertriebs genutzt werden können

Jahresbeginn und –ende sind die klassischen „Messemonate“. Von Januar bis Juni und September bis Ende November finden zahlreiche Fachmessen statt. Für viele Firmen stellt sich die Frage, welchen Sinn und Nutzen ein Messebesuch haben kann und ob es sich lohnt, Mitarbeiter dorthin zu entsenden. Bei richtiger Planung und Umsetzung kann ein Messebesuch jedoch zu einer wertvollen Unterstützung für den eigenen Vertrieb werden.

Messen, ob sie nun im ein- oder zweijährigen Rhythmus stattfinden, bieten nicht nur für Aussteller die Möglichkeit, sich selber zu präsentieren, um neue Kunden zu gewinnen, Produktneuheiten einem breiten Publikum vorzustellen, nein sie sind auch immer ein Treffpunkt der Branche und ein kleines Bisschen Nabelschau. Für Besucher eröffnen sich bei einem Messebesuch jedoch mehr Möglichkeiten, um neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Informationen im Fokus
Ein Messebesuch kostet Geld und Mitarbeiter stehen während dieser Zeit nicht für ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung. Um diese Investition zu rechtfertigen, müssen bestimmte Erwartungen und Ziele erfüllt werden, um einen ROI zu erzielen. So können zum Beispiel Mitarbeiter aus Abteilungen, die eigentlich nichts mit dem Vertrieb zu tun haben, gezielt Informationen über potentielle Kunden und Entwicklungen auf dem Markt sammeln, um diese in die Unternehmensstrategie einfließen zu lassen. Damit aus diesen Infos und Daten am Ende eine nutzbare Wissensbasis entstehen kann, ist eine ausreichende Vorbereitung unerlässlich.

Wieso, weshalb, warum?
Am Anfang jeder Planung und Vorbereitung stehen wichtige Fragen, auf die man auf der Messe Antworten zu finden hofft: Was soll erreicht werden? Welche Produkte sind zu sehen? Gibt es neue Trends? Was machen die direkten Mitbewerber? Gibt es Kooperations-Möglichkeiten?
Am besten übernimmt der Vertrieb diesen Teil und bereitet die Fragen vor. Als nächster Schritt sollte das Austellerverzeichnis durchsucht werden, um mit dessen Hilfe eine Liste mit Unternehmen zu erstellen, die besucht werden sollen. Wichtig: Direkt Halle und Standnummer in der Liste eintragen, das spart beim eigentlichen Besuch viel Zeit. Auch mögliche Ansprechpartner können oft schon im Voraus ermittelt werden. Das eröffnet die Möglichkeit, vor der Messe Kontakte aufzunehmen, um z.B. einen konkreten Termin auf der Messe zu vereinbaren, schließlich sind nicht immer alle Mitarbeiter eines Ausstellers an allen Tagen auf der Messe oder haben schon einen gut gefüllten Terminkalender.

Besprechung
Vor der Messe. Der Vertrieb setzt sich mit den Kollegen zusammen und erläutert die Ziele und Erwartungen. An dieser Stelle werden die Kollegen ihnen sagen, warum sie die Messe besuchen wollen. Es liegt am Vertrieb, die Kollegen für die Mitarbeit zu gewinnen. Prinzipiell kann auch ein kurzer Workshop stattfinden.

Sammeln, hören und lächeln
Eines der wichtigsten, wenngleich oft unterschätzten, Hilfsmittel für einen Messebesuch ist ein Besuchsblatt, auf dem Mitarbeiter Informationen eintragen. Das Blatt sollte möglichst einfach aufgebaut sein, viele Ankreuz-Optionen bieten, um die Daten später besser clustern und auswerten zu können. Natürlich muss auch Platz für Notizen vorhanden sein. Ein zusätzlicher Notizblock gehört natürlich ebenfalls ins Messegepäck, genau wie eine ausreichende Zahl an Besuchsblättern.
Nicht ganz unwichtig ist auch, im Vorfeld für eine positive Grundstimmung bei den Mitarbeitern zu sorgen. Wer mit negativem Fokus eine Messe besucht, wird schwerlich motiviert dort seine Aufgaben erfüllen.
Neben den Besuchen an Ständen sollten Mitarbeiter auch Zeit einplanen, um Vorträge für die jeweiligen Fachbereiche anhören zu können. Oft ergeben sich bei solchen Veranstaltungen viele Möglichkeiten für Fachgespräche. Als Grundregel hat sich bewährt, etwa 30 % der Messezeit für die Vertriebsunterstützung einzuplanen und die restliche Zeit für fachliche Aktivitäten zu nutzen.

Auswertung mit Folgen
Nach der Messe steht die Auswertung an. Am besten wird dazu schon im Vorfeld ein Termin für die Besprechung vereinbart, an dem die Mitarbeiter ihre Informationen übergeben. Alle Mitarbeiter, die auf der Messe waren, können dort berichten und ihre Einschätzung geben, welche Tendenzen der Markt zeigt, wie die vertriebsrelevanten Gespräche liefen und was sonst noch aufgefallen ist.
Diese Besprechung bietet auch den nötigen Rahmen für den Vertrieb, um sich für die Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen zu bedanken.
Mit dieser neuen Informationslage beginnt nun die Arbeit für den Vertrieb, der damit nicht nur seine Kontakte und Ansprechpartner aktualisieren, sondern auch die eigene Marktposition und Vertriebsaktivitäten neu bewerten kann.
Nicht vergessen sollte man, den Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen nach einer gewissen Zeit, eine Information zukommen zu lassen, welche Maßnahmen sich aus den, von ihnen gesammelten, Informationen für den Vertrieb ergeben haben.

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